Hoe moet je een offerte maken?
Als een klant bij jou een (vaak) dure aankoop wilt doen dan vraagt de klant vaak om een offerte. Een offerte geeft een prijsoverzicht van wat de kosten bedragen van de producten of diensten die je mogelijk gaat leveren. In dit artikel zullen wij jou meer vertellen over wat een offerte precies is, hoe je een offerte maakt en met welke programma’s je een gratis offerte kunt maken.
Wat is een offerte?
Een offerte is een prijsvoorstel voor een potentiële klant. Een klant vraagt dit aan om de prijs van een product of dienst te zien te krijgen zonder dat de klant aan een koopovereenkomst vast zit. In sommige gevallen word er door de klant nog onderhandelt over de prijs. Bij een offerte wordt ook de algemene voorwaarden meestal bijgevoegd. In de algemene voorwaarden staan afspraken zoals de betaaltermijn en de garanties. Voeg als ondernemer altijd een algemene voorwaarden toe. Zo heb je afspraken op papier staan en sta je altijd juridisch sterk bij een mogelijk conflict zoals wanbetaling.
Factuur maken?
Vergelijk direct offerteprogramma's
Gratis meerdere offerteprogramma's vergelijken? Klik dan en bekijk het aanbod!
Offerterprogramma's vergelijkenHet doel van een offerte
Het doel van een offerte is het in kaart brengen van de wensen van de klant. Een offerte wordt vaak uitgebracht naar aanleiding van een gesprek waarin de wensen van de klant worden gesproken. Vaak wordt er dan niet direct een prijs gegeven, maar later een offerte toegestuurd. Dit gebeurt ook bij onze dienstverlening. Bij ons vraag je een offerte aan voor een boekhouder en krijg je naar aanleiding van een telefoongesprek een offerte toegestuurd. Na het gesprek kan een boekhouder pas een inschatting maken van wat het gaat kosten.
Waar op letten bij een offerte maken en sturen?
Als je een offerte gaat maken zijn een aantal zaken zeer belangrijk:
- Beschrijf duidelijk het product of dienst die je gaat leveren
- Spreek aan aanbetaling af
- Bekijk de achtergrond van je klant
- Stuur de algemene voorwaarden mee
- Voldoe aan de offerte eisen
- De manieren van versturen
Beschrijf duidelijk het product of dienst die je gaat leveren
Als je een indicatie van de prijs gaat geven is het heel belangrijk om op één lijn te zitten met je potentiële klant. Neem dus altijd voordat je een offerte stuurt naar een klant contact met de klant op om de wensen duidelijk in kaart te kunnen brengen. Zo kun je direct een realistische offerte uitbrengen en hoef je de offerte niet meer te veranderen. Ook is het fijn voor de klant als hij direct alles in kaart heeft en dat er geen verborgen kosten zijn.
Spreek een aanbetaling af
Wij adviseren om de klant vooraf een aanbetaling te laten doen. Als je iets op maat gaat maken is het belangrijk dat je de kosten die je maakt, dekt. Zo loop jij als ondernemer geen overbodig risico.
Bekijk de achtergrond van je klant
Als je een offerte stuurt naar een bedrijf is het verstandig om de algemene gegevens van een bedrijf na te kijken. Bekijk dus of het KvK-nummer wel bestaat en wat de reputatie is van de onderneming. Als een onderneming duizenden slechte reviews heeft met dat de onderneming slecht zaken doet moet je je als bedrijf afvragen of je wel wilt leveren aan dit bedrijf.
Stuur de algemene voorwaarden mee
Stuur als je een offerte maakt ook de algemene voorwaarden direct mee. De algemene voorwaarden is vaak een los document. Op de offerte vermeld je dat er in de bijlage van de offerte nog de algemene voorwaarden staan. In de algemene voorwaarden staan de rechten en plichten van jou als bedrijf en voor de afnemer van jouw product of dienst. Hiermee kun je je als bedrijf juridisch beter indekken en heb je bij conflict altijd iets om op terug te vallen.
Voldoe aan de offerte eisen
Wil je zelf een offerte maken? Dan is het belangrijk om te voldoen aan de eisen van een offerte. De eisen van een offerte maken lijken sterk op de eisen van een factuur. De volgende punten moeten in de offerte voorkomen:
- Jouw gegevens als bedrijf
- Gegevens van de klant
- Offertenummer
- Offertedatum
- Geldigheidsduur offerte
- Beschrijving product en dienst
- Kwantiteit product en dienst
- Bedrag inclusief en exclusief btw product en dienst
- Aanbetalingspercentage (niet verplicht)
- Bijlages zoals de algemene voorwaarden
Deze punten zijn wettelijk bepaald en moeten in de offerte staan. Als dit niet in de offerte staat is een offerte niet rechtsgeldig.
De manieren van versturen
Als je een offerte gaat versturen kun je dit het beste via de mail doen. Vaak kun je met een boekhoudprogramma makkelijk een offerte opstellen en deze direct versturen via de mail. Als je een offerte maakt met behulp van een boekhoudprogramma dan kun je de offerte vaak ook digitaal laten ondertekenen. Zo kun je dus heel snel de aankoop rond krijgen.
Ook kun je met boekhoudprogramma’s aangeven dat je wilt dat standaard de algemene voorwaarden wordt meegestuurd bij het uitbrengen van een factuur of offerte.
Offerte maken met boekhoudprogramma’s
Een offerte maken kan makkelijk met verschillende boekhoudprogramma’s. Alle factureringsprogramma’s hebben ook de mogelijkheid om een offerte uit te brengen. Wij raden aan om gebruik te maken van een offerteprogramma omdat het vaak gratis is en je zeker weet dat alles op de juiste plek staan en alle informatie in de offerte staat.
Offerte maken voorbeeld
Hieronder staat een offerte die is gemaakt in Rompslomp, Rompslomp is gratis te gebruiken. Wil je meer gratis programma’s vergelijken? Klik dan hieronder.
Offerte maken?
Vergelijk direct offerteprogramma's
Gratis meerdere offerteprogramma's vergelijken? Klik dan en bekijk het aanbod!
Direct offerte makenOfferte programma vergelijken
Alle factureringsprogramma’s hebben ook de mogelijkheid om een offerte te maken. Om de keuze makkelijk te maken hebben wij een vergelijker gemaakt met alle boekhoudprogramma’s erin.
Als je een offerte maakt moet de offerte aan de volgende eisen voldoen:
- Jouw gegevens als bedrijf
- Gegevens van de klant
- Offertenummer
- Offertedatum
- Geldigheidsduur offerte
- Beschrijving product en dienst
- Kwantiteit product en dienst
- Bedrag inclusief en exclusief btw product en dienst
- Aanbetalingspercentage (niet verplicht)
- Bijlages zoals de algemene voorwaarden
Op veel boekhoudprogramma kun je vaak al gratis een offerte maken.