Hoe moet je een factuur maken?
Als ondernemer wil je natuurlijk geld verdienen. Om dit geld te verdienen lever je een dienst of een product. Nadat je een dienst op product hebt geleverd stuur je een factuur op naar je afnemer van je dienst of product. Maar aan welke eisen moet een factuur voldoen? En hoe moet een factuur eruit zien? In dit artikel zullen wij jou alles vertellen over hoe je een factuur moet maken, aan welke eisen een factuur moet voldoen en geven wij jou nog wat extra tips.
Als je een product of dienst aan iemand levert dat veel kost stuur je vaak eerst een offerte. Aan een offerte hangt geen betaalplicht en geeft een overzicht van wat het product of dienst zal gaan kosten. Als de klant akkoord gaat met de offerte kun je de dienst leveren en vervolgens een factuur versturen.
Eisen van een factuur
Als ondernemer ben je een aantal dingen verplicht om op je factuur te zetten. Dit zijn de volgende dingen:
- KvK-nummer
- Btw-nummer
- Btw-bedrag
- Leveringsdatum
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- Naam en adres bedrijf
- Naam en adres klant
- Geleverde goederen en diensten
- Voldoet aan de AVG
Factuur maken?
Vergelijk direct factuurprogramma's
Gratis meerdere factuurprogramma's vergelijken? Klik dan en bekijk het aanbod!
Factuurprogramma's vergelijkenKvK-nummer
Het KvK is belangrijk om te vermelden als je een bedrijf hebt. Zo weten mensen van wie ze kopen en wie ze aansprakelijk kunnen stellen bij gebreken of andere problemen.
Btw-nummer
Om te laten zien dat je btw-plichtig bent vermeld je je btw-nummer op je website. Een btw-nummer ziet er als volgt uit: NL123456789B01.
Btw-bedrag
Het bedrag exclusief en inclusief btw. Vermeld ook wel btw-percentage je hanteert. Is dit 21%, 9% of 0%?
Leveringsdatum
Wanneer heb je het product bij de klant afgeleverd?
Factuurdatum
Wanneer is de factuur uitgereikt. Deze datum is heel belangrijk omdat er meestal een betaaltermijn geld van 14 dagen. Als de klant niet betaald binnen 14 dagen kun je de klant een aanmaning sturen. Als de klant dan nog steeds niet betaald kun je vervolgens een incassobureau inschakelen. Als je geen factuurdatum vermeld op de factuur is het moeilijk te bewijzen wanneer deze factuur is uitgereikt aan de klant. Met een datum op de factuur sta je juridisch veel sterker.
Factuurnummer
Gebruik voor jouw administratie voor elk factuur een factuurnummer. Doe dit niet willekeurig, maar doe dit op volgorde van een reeks.
Naam en adres bedrijf
Hier geef je je eigen gegevens van jouw bedrijf.
Naam en adres klant
Hier geef je de gegevens van de klant waaraan je de goederen of diensten levert. Als je deze gegevens hebt, weet je waar je moet zijn bij gebreken.
Geleverde goederen en diensten
Ook vermeld je welke producten of diensten er zijn geleverd. Bij diensten bereken je dit per uur en bij producten per hoeveelheid of gewicht.
Voldoet aan de AVG
Als je klantgegevens opschrijft op een factuur krijg je te maken met de AVG. De AVG staat voor Algemene Gegevens Verordening. Bij deze wet staat de privacy centraal. Zorg dat je een goed AVG beleid hebt en dat de persoonsgegevens van je klanten beschermd zijn.
Voldoet aan de AVG
Als je klantgegevens opschrijft op een factuur krijg je te maken met de AVG. De AVG staat voor Algemene Gegevens Verordening. Bij deze wet staat de privacy centraal. Zorg dat je een goed AVG beleid hebt en dat de persoonsgegevens van je klanten beschermd zijn.
Uitzonderingen factuur maken
Er bestaat wel uitzonderingen voor het maken voor een factuur. Deze uitzonderingen zijn:
- De KOR
- Bedrag onder € 100
De KOR regeling is een regeling voor beginnende ondernemers met een omzet minder dan € 20.000 in één jaar. Deze ondernemers hoeven geen btw af te dragen. Omdat ze geen btw hoeven af te dragen mogen ze ook geen btw rekenen op hun factuur. Hierbij vervalt dus het btw-bedrag.
Verstuur de factuur zo snel mogelijk na levering dienst
Als je je product of dienst hebt geleverd probeer dan zo snel mogelijk de factuur te versturen. Dit is belangrijk voor de betaaltermijn van de factuur, maar ook voor de mogelijke garantie die op het product zit. Wij raden aan om hier goed gestructureerd mee om te gaan. Als je een dienst levert kies dan een vaste dag aan het einde van de maand om al je facturen versturen en een product het liefste direct factureren.
Zorg voor een logische indeling bij het maken van je factuur
Als je een factuur maakt is het belangrijk dat klanten direct herkennen dat het geen wat je uitreikt een factuur is. Bij een factuur staan vaak eerst de gegevens van het bedrijf en de klant bovenin en helemaal bovenaan je bedrijfslogo. Onder deze gegevens staan de gegevens zoals de factuurdatum, leveringsdatum, klantnummer en andere kenmerken van dit factuur. Hieronder staan de geleverde producten en diensten omschreven met de kwantiteit en prijs erbij. Hieronder staat een eindtotaal exclusief en inclusief de btw. Helemaal onderin staat de bankrekening en de persoon waar het geld heen mag. Ook word de betaaltermijn van de factuur vermeld.
Zorg dat je klanten snel betalen
Zorg ervoor dat je in je algemene voorwaarden duidelijk vermeld wat de betaaltermijn is. Ga ook niet laks om met je betaaltermijn. Als je klant zich niet aan de afspraken houdt herinner je klant hier dan aan door middel van een aanmaning. Als de klant dan nog steeds niet betaald verstuur dan nog een tweede aanmaning.
Factuur maken?
Vergelijk direct factuurprogramma's
Gratis meerdere factuurprogramma's vergelijken? Klik dan en bekijk het aanbod!
Direct factuur makenHoe laat je je betaaltermijn weten?
Op de offerte en in de algemene voorwaarden vertel je de betaaltermijn van je product of dienst. Ook hierin vertel je precies wat je levert waardoor er geen discussie over wanprestatie kan ontstaan. Ook vermeld je onderin de factuur de betaaltermijn nogmaals.
Hoe maak je een factuur?
Sommige ondernemers maken een factuur in Word. Wij raden dit ten zeerste af. Er zijn veel online programma’s beschikbaar waarmee je een factuur kan maken. Hiermee vul je gemakkelijk je gegevens en weet je zeker dat je dit goed doet. Met veel speciale boekhoudprogramma’s kun je gemakkelijk facturen maken. Bij de meeste programma’s kun je dit al gratis doen zoals bij Rompslomp.
Gratis een factuur maken
Wij van BoekhouderNu hebben ook gekeken naar boekhoudprogramma’s waarmee je gratis een factuur kan maken. Voorbeelden van boekhoudprogramma’s waarmee je gratis een factuur kan maken zijn:
- Rompslomp
- e-boekhouden
- fENNA facturatie
- DigiBTW
- Tellow
- Reeleezee
- Visma
- Informer
Welke factuurprogramma raden wij aan?
Wij hebben twee grote favorieten dit zijn: Rompslomp en e-boekhouden. Beide factuurprogramma’s zijn gratis en als je meer opties wilt, betaal je een klein bedrag voor heel veel extra’s. Ook is de support van deze factuurprogramma’s goed en is zijn de factuurprogramma’s makkelijk in gebruik. Als je gemakkelijk een factuur wilt maken dan raden wij zeker één van deze factuurprogramma’s aan.
Sommige ondernemers maken een factuur in Word. Wij raden dit ten zeerste af. Er zijn veel online programma’s beschikbaar waarmee je een factuur kan maken. Hiermee vul je gemakkelijk je gegevens en weet je zeker dat je dit goed doet. Met veel speciale boekhoudprogramma’s kun je gemakkelijk facturen maken. Bij de meeste programma’s kun je dit al gratis doen zoals bij Rompslomp.
Hoe regel jij je administratie
Als je gebruik maakt van een factuurprogramma kun je vaak ook gebruik maken van bijbehorende boekhoudprogramma. Het voordeel hiervan is dat je gemaakte facturen automatisch in je administratie komen te staan. Hierdoor heb je geen omkijken meer naar je facturen. Naast een boekhoudprogramma is het verstandig om ook een boekhouder te nemen. Een boekhouder neemt zorg over je financiële administratie zodat jij als drukke ondernemer hier geen omkijken naar hebt. Op BoekhouderNu kun je een offerte aanvragen. Na het aanvragen van je offerte ontvang je tot wel 4 verschillende offertes van boekhouders uit jouw regio.
Factuur maken?
Vergelijk direct factuurprogramma's
Gratis meerdere factuurprogramma's vergelijken? Klik dan en bekijk het aanbod!
Aanbod bekijkenFactuur maken met factuurprogramma
Als je een factuur maakt moet het factuur aan de volgende eisen voldoen:
- KvK-nummer
- Btw-nummer
- Btw-bedrag
- Leveringsdatum
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- Naam en adres bedrijf
- Naam en adres klant
- Geleverde goederen en diensten
- Voldoet aan de AVG
Op veel boekhoudprogramma kun je vaak al gratis een factuur maken.